6.4 Saksbehandling/saksgang

Kommunen skal sende en elektronisk forespørsel med vedlegg via ekstranettet til Husbanken så tidlig som mulig i planleggings- og prosjekteringsfasen. Tilgang til Ekstranett får dere via Husbankens brukerservice (brukerservice@husbanken.no).

I forespørselen opplyser kommunen om

• behovet for sykehjemsplassene/omsorgsboligene
• prosjektet er politisk vedtatt i kommunens årsbudsjett eller fireårige økonomiplan
• skjema for plankrav er fylt ut for den aktuelle målgruppen

Dersom helseforetak skal kunne disponere plasser i en intermediær avdeling, skal kommunen opplyse om dette i forespørselen.

I forespørselen på Husbankens Ekstranett kan relevante opplysninger og tegninger vedlegges. Størrelsen på filvedlegget må ikke overstige 50 MB. Har kommunene større vedlegg kan disse sendes inn via post@husbanken.no. Merk saken med saksnummeret som er oppgitt på kvittering for sendt forespørsel/søknad.

Husbanken sender mottaksbrev til kommunen. Hvis prosjektet gjelder oppføring, ombygging, kjøp eller leie av omsorgstilbud, må kommunen fylle ut Husbankens dialogverktøy. Dette gjelder ikke for tiltak unntatt plankrav jamfør kapittel 6.2. Investeringstilskuddet har flere målgrupper og disse er samlet i tre ulike skjema.

Målgruppene er fordelt på tre ulike skjema for plankrav:

• Eldre. Personer med demens (HB 8.S.32.4) 
• Funksjonsnedsettelse. Personer med utviklingshemming (HB 8.S.32.5)
• Utfordringer knyttet til rus. Utfordringer knyttet til psykisk helse (HB 8.S.32.6) 

Ved søknad om dagaktivitetstilbud, holder det at kommunen fyller ut en sjekkliste (HB 8.S.32.7) Dagaktivitetssenter

Skjema for plankrav og dialogverktøy for den aktuelle målgruppen bør fylles ut før oppstartsmøtet, og skal senest være utfylt/oppdatert før endelig søknad. 

Kopi av forespørselen sendes til statsforvalteren til orientering og eventuell uttalelse. Ved behov inviterer Husbanken statsforvalteren til oppstartsmøtet. Husbanken kan involvere statsforvalteren og benytte deres fagkompetanse i vurderingen av om prosjektet det søkes om kommer inn under formålet for ordningen, og i dialogen med kommunene for å sikre god utforming og kvalitet på prosjektene som mottar tilskudd. Statsforvalterens vurderinger av muligheten for å yte forsvarlige og gode tjenester, skal tillegges betydelig vekt.

I oppstartsmøtet klarlegges kommunens behov, partenes syn på løsningsforslag som presenteres og fremdrift i søknadsprosessen.

Tema for oppstartmøte kan være

• informasjon knyttet til investeringstilskudd
• hvordan prosjektet passer inn i kommunens planlegging for å møte målgruppens samlede behov
• kvaliteter som prosjektene bør inneholde
• bruken av velferdsteknologi
• presentasjon av prosjektene
• tilbakemelding på prosjektene
• avklaring av videre prosess og vurdering av behov for oppfølging av prosjektet

Husbanken bistår kommunen og kommunens arkitekt med veiledning i planleggingsprosessen. Både Husbanken og kommunene kan innhente faglig veiledning fra statsforvalteren og andre faginstanser i forbindelse med utforming av prosjektene.

Etter at Husbanken og kommunen har blitt omforent om prosjektet «åpnes» tilgang for søknad i Ekstranettet.

Kommunen utarbeider søknaden som sammen med vedlegg sendes Husbanken for behandling og vedtak. Følgende vedlegg skal følge søknaden:

• Tegninger i PDF godkjent av Husbanken. Tegninger som skal inngå er situasjonsplan, planer, snitt, fasader og eventuelle andre tegninger dersom prosjektet tilsier det. Gjelder prosjektet ombygging må tegningene vise arealene før og etter planlagte endringer.
• Vedtatt økonomiplan eller årsbudsjett.
• Dokumentasjon på kostnadene/kostnadskalkyle.
• Dialogverktøy ved følgende tiltak; ombygging, nybygging, kjøp og leie av omsorgsplasser.
• Plankrav når dette er aktuelt.
• Skriftlig uttalelse fra brukere/brukerorganisasjon dersom det er aktuelt for prosjektet.
• Avtale mellom privat aktør og kommunen når dette er aktuelt.

Det må bekreftes (krysses av i søknadskjemaet) at prosjektet er innarbeidet i kommunens årsbudsjett eller fireårige økonomiplan.  

Hvis kommunen skal inngå avtale med en privat aktør om leie av omsorgsplasser/lokaler, skal avtalen følge søknaden som vedlegg.

Husbanken behandler saken og gir tilsagn eller eventuelt avslag:

• Søknader for prosjekter som er i tråd med formålet for ordningen, vurderes fortløpende.

• Søknader som ikke kan gis tilsagn innenfor det enkelte års ramme, settes på vent.
• Søknader som ikke er i tråd med formålet, skal avslås.
• Byggearbeidene skal normalt ikke igangsettes før tilsagn foreligger.

• Kommunen returnerer tilsagnsbrevet med undertegnet og stemplet aksept av vilkår innen tre uker etter at tilsagnet er mottatt.
• Kommunen må starte opp bygging 4–6 måneder etter tilsagnsdato (definert i tilsagnsbrevet). Dersom byggestart må utsettes og tilsagn allerede er gitt, må kommunen søke Husbanken om utsatt frist.
• Kommunen sender søknad om utbetaling når prosjektet er ferdigstilt og tatt i bruk. Utbetalingssøknaden skal undertegnes og stemples av ordføreren eller andre som er gitt fullmakt. Fullmakt  skal vedlegges.

Husbanken utbetaler tilskuddet til kommunen når alle vilkårene i tilsagnet er innfridd. Det gis ikke økt tilskuddsutmåling selv om investeringskostnadene i prosjektet blir høyere enn oppgitt i søknaden. Tilskuddet kan reduseres hvis faktiske kostnader er lavere enn det som er lagt til grunn i tilsagnet.