Kom i gang med Kobo

Før kommunen kan ta i bruk Kobo, må dere 

• inngå standard avtale om bruk av Kobo med Husbanken som systemleverandør  
• inngå databehandleravtale med Husbanken 
• inngå avtale med Skatteetaten om deling av data via KS som segmentansvarlig. Les mer på KS sine hjemmesider
• gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse)
• gjennomføre personvernkonsekvensvurdering (DPIA)
• tildele rettigheter i Altinn
  • til saksbehandlere og ansatte i kommunen som skal ha tilgang til Kobo
  • til Husbanken for å slå opp i Folkeregisteret på vegne av kommunen
• konfigurere kommunespesifikke innstillinger i Kobo

Prosjektet anbefaler videre at dere

• sikrer forankring på strategisk ledernivå i kommunen – inkludert tydelige føringer på bruk av løsningene
• involverer alle aktører som samhandler om tjenesteleveransen for å planlegge implementering og hvordan dette påvirker arbeidsprosesser, rutiner og praksis
• vurderer endringer i arbeidsprosess og/eller organisering av tjenesteleveransen for å sikre at kommunen får de planlagte gevinstene
• sørger for at alle med tilgang til Kobo får tilstrekkelig opplæring, informasjon og motivasjon til å ta i bruk løsningene
• utnevner en gevinstansvarlig
• setter mål, utarbeider en gevinstrealiseringsplan og foretar nullpunktmålinger for nøkkeltallene i planen

Prosjektet har i samarbeid med Digi Rogaland og Digi Vestland utarbeidet beslutningsgrunnlag (PDF) og innføringshåndbok (PDF).

Ved avtale om å ta i bruk Kobo, vil kommunen få tilgang til

• veileder for å tildele rettigheter i Altinn
• mal og veiledning for å gjennomføre ROS-analyse
• mal og veiledning for å gjennomføre DPIA
• mal og veiledning for å beregne gevinster og planlegge gevinstrealisering
• mal for prosjektmandat, interessentanalyse, kommunikasjonsplan og milepælsplan

Dere kan bruke Kobolab (test- og demoløsning av fagsystem og selvbetjening) for å presentere Kobo for interessenter i kommunen. Mer informasjon i denne artikkelen: Her kan du prøve Kobo.

FDVU-systemer (eiendomsforvaltning)

Prosjektet vil utvikle et integrasjonspunkt (API) mot FDVU-systemene (eiendomsforvaltning) med mulighet for å utveksle informasjon med Kobo. Planen er at integrasjonspunktet både skal gjøre det mulig å hente inn informasjon om boligene, inkludert endringer over tid, og sende informasjon tilbake til FDVU-systemene om endret status ved tildeling og lignende.

Planen er å ha integrasjonspunktet klart i tidlig i 2023. De ulike systemleverandørene må deretter utvikle støtte for API-et før kommunene kan få glede av informasjonsflyt mellom FDVU-systemet og Kobo. Prosjektet har hatt dialog med de største leverandørene om dette. Når integrasjonspunktet er utviklet, vil vi fortsette denne dialogen, og jobbe for at leverandørene utvikler støtte for dette i sine løsninger.

Kobo har fra start hatt en integrasjon med Kartverket, slik at boliger som legges inn i løsningen får noe informasjon fra matrikkelen. Videre er det støtte for å importere basisinformasjon om boligene via Excel (for eksempel basert på et uttrekk fra FDVU-system). Prosjektet har laget en veileder for dette, og bistår kommunen etter behov med å bruke funksjonalitet for boligimport.

Arkivering og brev til innbygger

Prosjektet jobber med en arkivløsning som sender informasjon til kommunens arkiv via Fiks-plattformen. Kobo vil ikke ha eget arkiv, men legger til rette for at dette kan komme i fremtiden. Minimumsfunksjonalitet for arkivering vil være på plass første halvår 2023. Kommuner som tar Kobo i bruk i tidlig fase (2022 og 2023) bør ta høyde for noe manuell arkivering.

Videre er prosjektet godt i gang med å utvikle støtte for dokumentgenerering ved hjelp av maler og flettefelt fra saksbehandlingen.

Leiekontrakt, fakturagrunnlag, husleiejustering og integrasjon med regnskap-/økonomisystem

Mange kommuner har egne systemer for leiekontrakt, fakturering m.m. Mange har også en integrasjon mellom FDVU- og regnskaps-/økonomisystem som underletter arbeidet (som igjen betyr at et integrasjonspunkt mellom Kobo og FDVU-systemer vil kunne sikre informasjonsflyt på dette området). Denne typen funksjonalitet fikk ikke høy prioritet fra kommunene i referansegruppen i starten av prosjektet.

Helse- og omsorgssystemer og IPLOS-rapportering

Integrasjon med helse- og omsorgssystemer (Gerica, Profil, CosDoc med flere) er ikke en del av omfanget til prosjektet. En rekke kommuner har imidlertid etterlyst slik funksjonalitet, og prosjektet jobber derfor for å få mer innsikt i behov.

Intensjonen er at også omsorgsboliger skal kunne registreres og tildeles i Kobo. Prosjektet har tett dialog med kommunene for å finne gode løsninger der Kobos funksjonalitet ikke strekker til. Som et minimum planlegger prosjektet å levere et rapportuttrekk basert på registrering og saksbehandling i Kobo som kan lette deler av IPLOS-rapporteringen.

Kobo vil ikke erstatte FDV-systemer (eiendomsforvaltningssystemer) som LAFT, Facilit, Famac, Plania, MainManager med flere. Kommuner som bruker et FDV-system for teknisk drift og vedlikehold av de kommunale boligene bør derfor ikke forvente at Kobo kan erstatte det. Dette gjelder også "Utleie"-moduler fra FDV-leverandørene.

Kommuner som vurderer å skaffe et FDV-system bør også ha i mente at Kobo ikke vil kunne dekke behovet for et FDV-system. 

Typisk funksjonalitet som dekkes av et FDV-system, og som ikke dekkes av Kobo, er blant annet: planlegging og oppfølging av vedlikehold, tiltaksplaner, arbeidsordre, kontraktsadministrasjon, fakturagrunnlag til økonomisystem og husleieregulering.

Flere FDV-systemer har integrasjon med økonomi- og regnskapssystemer. Kobo har for ikke planer om å utvikle en slik integrasjon. 

Kobo er fra start tenkt å spille sammen med FDV-systemene, og Kobo-prosjektet jobber med å utvikle et integrasjonspunkt som gjør det mulig å utveksle data mellom Kobo og ulike FDV-systemer. Integrasjonspunktet vil støtte overføring av data begge veier, fra Kobo til FDV-systemene og fra FDV-systemene til Kobo. Målet er at det skal bli minimalt med dobbeltregistrering i de to systemene. Første versjon av integrasjonspunktet er forventet levert første halvår 2023. Det er viktig å understreke at når integrasjonspunktet er levert fra prosjektet, må den enkelte FDV-leverandør utvikle støtte for integrasjonspunktet før dataoverføring kan starte. Det er rimelig å forvente at det vil ta noe tid før slik støtte er på plass og kommunene kan ta i bruk integrasjonen. 

Eksempler på data som overføres fra Kobo er statusendringer på bolig og informasjon om leieforhold (husstand og kontraktsperiode). Eksempler på data som sendes fra FDV-systemet til Kobo er nye boliger og endringer på data registrert om boligen (størrelse, antall soverom, tilrettelegging, status og mange av de andre egenskapene Kobo har for boliger). 

Flere FDV-systemer har ulike moduler som tilbyr funksjonalitet som i noe grad overlapper med Kobo (for eksempel søknad, tildeling, utleie). Prosjektet jobber nå med å kartlegge og tydeliggjøre funksjonalitet i ulike FDV-systemer opp mot Kobo, inkludert der det er overlapp. Det er for øvrig normalt med noe overlapp mellom ulike systemtyper. 

Den enkelte kommune bør ved innføring av Kobo vurdere arbeidsprosesser og rutiner – og hvordan ulike systemer skal brukes i samspill med Kobo. Dette gjelder både der det vil være en integrasjon mellom systemene (som for FDV-systemer) – og der det ikke er planer om slik integrasjon, for eksempel helse- og omsorgssystemer som Gerica, Profil, Cosdoc og så videre.

Kobo er under utvikling og kommer hyppig i nye versjoner. Her finner du oversikt over det som er levert så langt. Oversikten viser ikke antall leveranser eller detaljert informasjon om innhold i leveransene. For komplett oversikt, ta kontakt med prosjektet på kobo@husbanken.no. 

• Februar/Mars 2023: Dialog/meldinger mellom innbygger og saksbehandler, flere søkere i husstanden, forbedret status og merknader på bolig. 
• Januar 2023: Barn hentes fra Folkeregisteret i søknad, kvittering på innsendt søknad. Produksjon av vedtaksbrev i fagsystemet (mal med flettefelter), nye snarveier på forsiden.  
• November 2022: Ettersending av vedlegg til søknad fra selvbetjening
• Oktober 2022: Integrasjon med Skatteetaten (inntekt, formue og gjeld), nynorsk og engelsk versjon av selvbetjening
• September 2022: Ny versjon av selvbetjening og digital søknad, pålogging til fagsystem via ansattporten, forbedret saksliste med filtrering
• Mai 2022: Mulig å importere boliger via Excel, kartlegging av bosituasjon, økonomi, helse og sosiale forhold, risikovurdering og boligbehov i saksbehandling
• April 2022: Første versjon av selvbetjening: digital søknad med data rett inn i fagsystemet
• Mars 2022: Flere søkere på sak, reservasjon av bolig, type og varighet kontrakt, registrering av journalnotater 
• Januar 2022: Ny versjon av personsiden
• Desember 2021: Dokumentopplasting, tildeling av bolig til søker, støtte for tildelings- og tilvisningsavtaler
• November 2021: Bedre støtte for bruk av skjermleser og responsivt design
• Oktober 2021: Ny versjon av boligoversikten
• September 2021: Første versjon for registrering av person og saksbehandling med integrasjon mot folkeregisteret og kontaktregisteret, Kobolab (test- og demoløsning) lansert
• April 2021: Grunnmur med pålogging, sikkerhet, logging, språkstøtte og så videre, og første versjon av boligoversikten med integrasjon mot matrikkelen 

Prosjektet skal levere grunnleggende funksjonalitet for løsningene i prosjektperioden. I tillegg til det som er lansert, er følgende planlagt:

1. Fagsystem: Boligoversikt og saksbehandling
   • Vedtak, oversikt og dokumentere oppfølging
   • Sende brev til søker inkl. dokumentmaler. Integrasjon med Fiks SvarUt 
   • Flere sakstyper (fornyelse av leieforhold, klage på vedtak med flere)
   • Statistikk, inkludert underlag for KOSTRA-rapportering
   • Arkivering: Integrasjon med KS Fiks SvarUT
   • Integrasjonspunkt for informasjonsutveksling med FDV-systemer
   • Nynorsk versjon
2. Selvbetjening innbygger: Søknad og innsyn i sak
   • Klage på vedtak
3. Kunnskapsmonitor: Rapportunderlag og statistikk
   • API for overføring av data
   • Rapporter og dashboard
4. Selvbetjening samhandler: Melde behov og dialog
   • Det forventes svært begrenset funksjonalitet for samhandler