Kom i gang med Kobo

Ønsker din kommune å ta i bruk Kobo? Her finner dere informasjonen dere trenger for å komme i gang.

Meld dere på her: Påmelding til innføringsløp.

Mer informasjon og veiledning finner dere i kurset: Grunnkurs ved innføring
Kurset er åpent for alle. For å få tilgang må du lage en bruker i Husbankens kursportal og logge inn.

Husbanken samarbeider med KS sine digitaliseringsnettverk om innføring. Ta kontakt med nettverket i din region for mer informasjon.

I forbindelse med innføring kan det være lurt å gjennomføre følgende aktiviteter:

  • Lese gjennom beslutningsgrunnlaget og innføringshåndboken som er laget for Kobo.
  • Sikre god forankring på et strategisk ledernivå i kommunen – inkludert tydelige føringer på bruk av løsningene.
  • Involvere alle aktører som samhandler om tjenesteleveransen for å planlegge implementering og hvordan dette påvirker arbeidsprosesser, rutiner og praksis.
  • Vurdere endringer i arbeidsprosess og/eller organisering av tjenesteleveransen for å sikre at kommunen får de planlagte gevinstene.
  • Utnevne en gevinstansvarlig.
  • Sette mål, utarbeide en gevinstrealiseringsplan og foreta nullpunktmålinger for nøkkeltallene i planen.
  • Sørge for at alle med tilgang til Kobo får tilstrekkelig opplæring, informasjon og motivasjon til å ta i bruk løsningene.
  • Gjøre en interessentanalyse, og utarbeide planer for milepæler, kommunikasjon og opplæring.

Se alt innføringsmateriell

Har du spørsmål i forbindelse med innføringen i din kommune, kan du kontakte oss på kobo@husbanken.no.

Før kommunen kan ta i bruk Kobo, må dere 

Arkivering

Det er utviklet en arkivløsning som sender informasjon til kommunens arkiv via Fiks-plattformen.

Følgende systemleverandør har koblet seg på arkivløsningen:

  • ACOS Websak
  • Sikri Elements
  • Infoworker Documaster

Følgende systemleverandører har foreløpig ikke koblet seg på arkivløsningen:

  • TietoEvry - P360

Hvis din kommune bruker et arkivsystem som ikke er koblet på Kobos arkivløsning, så må det tas høyde for noe manuell arkivering.

Kommunene må ta kostnadene fra arkivleverandører, for jobben som gjøres for å koble seg på arkivløsningen.

Brev til innbygger

Det er utviklet en integrasjon som gjør det mulig å sende brev digitalt til innbygger, via Digdir sin eFormidling-komponent.

Kommunen må i den forbindelse delegere rettigheter i Altinn slik at Husbanken sende brev til innbygger på vegne av kommunen.

Skatteetaten

Det er utviklet en integrasjon som gjør at opplysninger om inntekt og formue/gjeld innhentes fra Skatteetaten.

Kommunen må i den forbindelse etablere avtale med KS og Skatteetaten om bruk av api for skatt- og inntektsinformasjon.

Folkeregisteret

Det er er utviklet en integrasjon som gjør at opplysninger fra Folkeregisteret innhentes fra Skatteetaten.

Kommunen må i den forbindelse delegere rettigheter i Altinn slik at Husbanken kan slå opp på vegne av kommunen.

Kartverket

Kobo har også en integrasjon med Kartverket, slik at boliger som legges inn i løsningen henter noe informasjon fra matrikkelen. Denne er klar til bruk når tilganger til Kobo er gitt.

Det er utviklet støtte for å importere basisinformasjon om boligene og leiekontraktene via Excel (for eksempel basert på et uttrekk fra FDVU-system).

Husbanken har laget en veileder og mal for dette, og bistår kommunene etter behov med å bruke denne funksjonaliteten:

  • Det utvikles et toveis-integrasjonspunkt (API) mot FDVU-systemene (eiendomsforvaltning) med mulighet for å utveksle informasjon med Kobo. Planen er at integrasjonspunktet både skal gjøre det mulig å hente inn informasjon om boligene, inkludert endringer over tid, og sende informasjon tilbake til FDVU-systemene om endret status ved tildeling og lignende. Målet er at det skal bli minimalt med dobbeltregistrering i de to systemene.
  • For at kommunene skal kunne dra nytte av informasjonsflyt mellom FDVU-systemene og Kobo, må leverandørene utvikle støtte for API-et. Husbanken er i dialog med de største leverandørene for å sikre at dette blir prioritert. Kommuner som har samme leverandør oppfordres til å samarbeide om å påvirke utviklingen, og Husbanken kan bistå med å etablere kontakt.
  • Kobo vil ikke erstatte FDVU-systemer som LAFT, Facilit, Famac, Plania, MainManager med flere. Kommuner som bruker et FDVU-system for teknisk drift og vedlikehold av de kommunale boligene bør derfor ikke forvente at Kobo kan erstatte det. Dette gjelder også såkalte "Utleie"-moduler fra FDVU-leverandørene.
  • Typisk funksjonalitet som dekkes av et FDVU-system, og som ikke dekkes av Kobo, er blant annet: planlegging og oppfølging av vedlikehold, tiltaksplaner, arbeidsordre, kontraktsadministrasjon, fakturagrunnlag til økonomisystem og husleieregulering.
Logg inn for å ta i bruk Kobo

Ofte stilte spørsmål

Kobo er under utvikling og kommer hyppig i nye versjoner. Her finner du oversikt over det som er levert så langt:

Fagsystem

  • Saksliste
  • Boligoversikt
  • Sakstype for bistand etter ny boligsosial lov
    • Kartlegging
    • Fatte vedtak
  • Sakstype for søknader om kommunal bolig (ny bolig og forlengelse)
    • Kartlegging
    • Fatte vedtak
    • Reservasjon av bolig
  • Produksjon av brev
  • Mulighet for å sende brev digitalt til innbygger
  • Journalnotater
  • Arkivintegrasjon
  • Integrasjon mot Matrikkelen
  • Integrasjon mot Folkeregisteret
  • Integrasjon mot Skatteetaten
  • Integrasjon mot Kontaktregisteret
  • Tilgjengelig på følgende språk: bokmål
  • Angi kommunespesifikke innstillinger i løsningen:
    • Kommunens kontaktinformasjon
    • Tildelings- og tilvisningsavtaler
    • Dokumentmaler
    • Boligimport

Selvbetjening

  • Digital søknad om kommunal bolig
  • Kunne følge status på sak og digital dialog med saksbehandler
  • Tilgjengelig på følgende språk: bokmål, nynorsk og engelsk

Vil du bli bedre kjent med Kobo? Da kan du prøve Kobolab

Av sikkerhetsmessige hensyn er det lagt opp slik at alle som skal bruke Kobo må være innenfor kommunens nettverk (en begrensning på såkalt IP-range). Det betyr i praksis at man enten må sitte fysisk i kommunens lokaler og være koblet til nettet, eller at man bruker en såkalt VPN-forbindelse fra PC-en man sitter på inn mot kommunens nett. Mange kommuner tilbyr for eksempel de ansatte hjemmekontor, og da bruker de en VPN-forbindelse for å koble seg på kommunens nett. Med VPN får man da tilgang til Kobo hvis man også har en rolle i Kobo.

Hvis kommunen har boligene i en stiftelse eller i et kommunalt aksjeselskap kan kommunen melde inn IP-rangen til selskapet også, slik at også de som jobber i dette selskapet kan få tilgang. For å kunne logge på Kobo må de ansatte i tillegg få en eller flere roller i systemet, for eksempel rollen «Kobo boligoversikt» som gir tilgang til all informasjon om boligene.

For eventuelt andre personer hvor kommunen ønsker å gi tilgang må man gjøre følgende:

  • Personen må få tilgang til kommunenes nett, for eksempel via VPN.
  • Personen må få en rolle i Kobo.

Det vil ikke koste noe å koble seg på Kobo, men kommunen må ta høyde for kostnader til innføring.

Det kan dreie seg om utgifter til

  • fremtidige tilpasninger ifm. kobling av FDV-system med integrasjonspunkt i Kobo
  • kobling mot kommunens arkivsystem
  • arbeid knyttet til å legge inn data om boligene i systemet
  • tid brukt i forbindelse med implementeringsaktiviteter (for eksempel DPIA, ROS-analyse, gevinstrealiseringsplan, opplæring og så videre)

Gevinster for kommunen

  • spart arbeidstid som følge av mer effektiv saksbehandling
  • redusert vedlikehold som følge av bedre match mellom søker og bolig
  • bedre formuesforvaltning som følge av bedre utnyttelse og planlegging av boligmassen
  • sparte IT-kostnader som følge av felles løsning
  • sparte bøter som følge av at lovkrav (GDPR) holdes

Gevinst for innbygger/bruker

  • raskere tilgang til bolig som følge av bedre saksbehandling
  • bedre boforhold som følge av bedre match mellom søker og bolig
  • bedre boligkarriere på lang sikt
  • tryggere og mer brukervennlige digitale tjenester som følge av informasjonssikkerhet, GDPR og bedre søknadsprosess

Gevinster for staten/øvrige

  • mer effektiv ressursbruk som følge av bedre statistikk og grunnlagsdata

Kommunene har ulike utfordringer og muligheter. Prosjektet oppfordrer hver kommune til å vurdere sitt gevinstpotensial selv. Kommuner som kobler på Kobo vil få tilgang til mer detaljert informasjon og maler for å planlegge gevinster.

Se også nyhetssaken: – Kobo kan gi samfunnsgevinst på 770 millioner kroner!

120 kommuner har signert databehandleravtale med Husbanken om bruk av Kobo per 30.11.2024:

Agder:

Arendal, Flekkefjord, Froland, Gjerstad, Iveland, Kvinesdal

Akershus:

Asker, Bærum, Hurdal, Jevnaker, Lunner, Lørenskog, Nannestad, Nes, Nittedal, Nordre Follo, Rælingen, Ullensaker, Vestby, Ås

Buskerud:

Lier, Modum, Nore og Uvdal, Ringerike

Finnmark:

Alta, Lebesby, Sør-Varanger

Innlandet:

Alvdal, Elverum, Gran, Hamar, Kongsvinger, Lillehammer, Lom, Løten, Nord-Aurdal, Rendalen, Ringsaker, Stange, Søndre Land, Sør-Aurdal, Trysil, Vestre Toten, Vågå, Åmot, Øyer, Øystre Slidre

Møre og Romsdal:

Aukra, Averøy, Hareid, Hustadvika, Sunndal, Surnadal

Nordland:

Alstahaug, Bindal, Bodø, Brønnøy, Dønna, Fauske, Grane, Hemnes, Leirfjord, Lurøy, Rana, Vefsn, Vevelstad, Vågan, Værøy

Oslo:

-

Rogaland:

Bjerkreim, Eigersund, Gjesdal, Hjelmeland, Karmøy, Klepp, Sandnes, Sola, Strand, Tysvær

Telemark:

Bamble, Kragerø, Porsgrunn, Seljord, Skien, Tinn

Troms:

Dyrøy, Harstad, Ibestad, Lavangen, Skjervøy, Tjeldsund, Tromsø

Trøndelag:

Hitra, Nærøysund, Osen, Steinkjer, Stjørdal

Vestfold:

Færder, Holmestrand, Horten, Larvik, Sandefjord, Tønsberg

Vestland:

Alver, Askøy, Bjørnafjorden, Kinn, Kvinnherad, Luster, Osterøy, Sogndal, Stord, Sunnfjord, Ullensvang, Voss

Østfold:

Halden, Moss, Rakkestad, Sarpsborg, Våler, Åmot, Ås, Øyer og Øystre Slidre

Sist oppdatert: 13.12.2024