Hvor finner du innkomne søknader og hvordan registrerer og journalfører du dem?

  • Logg inn https://ekstranett.husbanken.no 
  • I venstremeny hvor det er en liste over tilgjengelige systemer, vil det komme opp et nytt valg for saksbehandlere som har tilgang på StartSak eller StartRap. Klikk deg inn «e-eSøk startlån/tilskudd». 
  • Du kommer inn i en arbeidsliste. Her ser du en oversikt over søknadene som har kommet inn. 
  • Hver dag vil det bli sendt en e-post til den e-postadressen som kommunen har oppgitt.
  • For å se søknadsdokumentet og vedleggene trykker du på den aktuelle saken i listen og deretter knappen "Sjekk vedlegg"

  • For å laste ned journalpostene for arkivering (gjelder kommuner uten FIKS/SvarInn) klikker du på knappen "Saksjournal". Her kan du se alle journalpostene i saken og laste dem ned enkeltvis. For å markere saken som journalført sjekker du av sjekkboksen for hver journalpost.

  • Benytt helst to pc-skjermer ved registrering av informasjon fra søknaden over i StartSak eller StartRap.  Dette vil gjøre saksbehandlingen mest mulig effektiv. Registrer eSøknaden slik som du ellers pleier å gjøre med en papirsøknad. I den nye løsningen  er det ikke mulig å søke særskilt om startlån eller tilskudd. Søknaden gjelder finansiering. Det er kommunen som vurderer om søkeren har behov for både lån og tilskudd  Derfor må alle søknader registreres for begge ordningene, dvs. som søknad om startlån og tilskudd til etablering.

 

Hvordan journalføres søknadene?

Kommunen må selv overholde journalføringsplikten.   

Hvordan sette opp tjenesten i egen arkivløsning?

Kommunen må selv ta kontakt med KS for å bestille og sette opp FIKS/SvarInn mot egen arkivløsning. Dette gjør dere ved å sende en e-post til KS på svarut@ks.no
Når FIKS/SvarInn er satt opp mot arkivløsningen, tar dere kontakt med Husbanken via brukerservice@husbanken.no for å aktivere maskinell journalføring. Samtidig kan dere gjøre avtale med Husbanken om å gjennomføre en enkel test for å sjekke at søknadene overføres til arkivet på tilfredsstillende måte.

Husbanken anbefaler at FIKS/SvarInn benyttes. Det vil føre til færre manuelle rutiner. 

Dersom kommunen ikke tar i bruk FIKS/SvarInn

For de kommunene som velger å ikke ta dette i bruk, må arbeidet med journalføring organiseres slik at det passer best mulig inn i eksisterende journalføringsrutiner.

Husbanken skisserer to alternativer for manuelle rutiner: 

  1. Saksbehandler tar ut søknader fra arbeidslisten i ekstranett og journalfører i kommunens sak/arkivsystem som del av saksbehandlingsrutinen.
  2. Kommunen gir postmottak tilgang til arbeidslisten i Ekstranett og journalfører i sak/arkivsystem før de fordeler saken til saksbehandler.

    Søknadsløsningen varsler hver dag automatisk om nye e-søknader som er sendt kommunen. Dette blir sendt i en egen e-post. Kommunen kan oppgi e-postadresse til den som har ansvar for journalføring.